- Det är omöjligt att separera en effektiv resepolicy från en mötespolicy säger Catherine Caragianni. Resepolicyn är underordnad och ska se till att både de som kallar till ett möte och de som deltar tar ansvar för att mötet behövs och om det genomförs virtuellt eller fysiskt.

 Som miljöchef på TeliaSonera Sverige borde hon veta. Med tekniken som hjälp har bolaget de senaste åren försökt att få de anställda att bli duktigare på att fråga sig om möten verkligen är nödvändiga och därefter om det går att träffas via tele- och video-möten istället för att resa till varandra.

- Det handlar också om flexibilitet och livskvalitet för de anställda, menar Caragianni. Genom att exempelvis erbjuda folk möjligheten att jobba lite på morgonen innan barnen ska till dagis och kanske vara med på ett möte via telefon kan vi också undvika att de anställda sitter i bilköer vid fel tid och därmed minska vår miljöpåverkan, avslutar Caragianni.

Resultatet av mötes- och resepolicyn går att mäta både i personalens effektivitet och i reda pengar. Bolaget har minskat sitt resande med 30% och räknar med att man sparar ca 70 miljoner kronor om året sedan den nuvarande rese- och mötespolicyn infördes 2002. Till det kommer minskade utsläpp till följd av det minskade resandet, tidsvinsterna av att slippa resa och att personalen blir allt bekvämare med att använda bolagets egna tjänster.

 -Det största hotet mot en resepolicy? Slentrianmässigheten! utbrister Teddy Glans, ansvarig för Vägverkets resepolicy. Folk gör som de alltid gjort och glömmer bort att fråga sig om man överhuvudtaget behöver resa eller inte. Man måste nästan förändra en anställd i taget och få folk att prova på telefonmöten, videomöten eller webbmöten för att få dem att inse att man inte alltid måste träffas fysiskt. 

Ewa Schenström, Travel Manager på revisionsbyrån KPMG håller med. I snart tio år har hon sett till att distribuera resepolicyn som ett litet häfte som får plats i plånboken eller kalendern och som därmed blivit betydligt mer levande än om den bara hade publiceras på nätet. Hon vittnar dock om att det är de yngre revisorerna som är mest miljömedvetna och ifrågasätter resandet och använder sig av ny teknik för att skicka krypterade dokument via epost.

-De äldre revisorerna är fortfarande inställda på att alltid ha en massa pärmar med sig och då tar det tid att minska resandet även om vi naturligtvis försöker se att det sker så miljömässigt hållbart som möjligt, berättar Schenström.

 - Resepolicyn är den ram vi använder för att styra resandet så att vi får bättre kontroll, både miljömässigt och ekonomiskt. Med reserelaterade kostnader på ett par hundra miljoner årligen får några procentsatsers förbättringar stort genomslag på sista raden, avslutar Glans.

 Oavsett hur policyn ser ut och hur den kommuniceras är det viktigt att inte glömma att ställa sig frågan ”Är den här resan verkligen nödvändig?”.

GUIDE TILL MÖTES-OCH-RESEPOLICY

1) BEHÖVS MÖTET? BEHÖVS RESAN?
En bra resepolicy är underordnad en mötespolicy som ställer krav på både mötesarrangören och deltagaren att fundera på om mötet behövs och om man måste mötas fysiskt. Bra möten är väl förberedda, deltagarna har fått informationen innan och sker på en plats dit alla har lätt att ta sig på ett hållbart sätt och/eller kan vara med på distans.

2) ENAS OM VART NI SKA
Det är viktigt att sätta tydliga, nedbrytbara mål för att ha något att följa upp mot. Följ upp på avdelningsnivå hur mycket förnyelsebar energi som används av bilparken men också hur många telefonmöten som genomförs. Sätt mål som sporrar men som krävs lite ansträngning för att nå och låt olika avdelningar tävla om vem som bäst uppnår målen. Då blir resan dit ännu roligare.

3) UPPMUNTRA DE RESOR SOM ALDRIG GÖRS
Genom att förenkla för de anställda att jobba hemma kan man göra både miljön och de anställda en tjänst. Enligt Dag Lundén, miljöchef på TeliaSonera Networks, jobbar så många mellan 10 och 20% av de anställda i Sverige någon annanstans än på kontoret en vanlig dag vilket innebär mellan 1000 och 2000 färre pendlare i rusningtid och ökad livskvalitet.

4) ATT TA SIG TILL KONTORET ÄR OCKSÅ EN TJÄNSTERESA
Allt fler bolag arbetar aktivt med att minska de anställdas miljöpåverkan till och från kontoret. Mjukvaruföretaget Adobe subventionerar busskort, Google ger alla anställda tjänstecyklar och läkemedelsföretaget GSK har nyligen installerat duschar för att få fler att cykla eller springa till arbetet – något som även ligger i linje med företagens hälsopolicy.

5) VIKTIGT MED EN TYDLIG RESPLAN
Om du inte kan sammanfatta riktlinjerna för möten och resor på en sida kommer ingen läsa dem. Vägverket sammanfattar sin policy på en sida och KPMG i en liten bok alla kan bära med sig. Kortfattat och konkret är nyckelorden. Fokusera på att beskriva det önskade beteendet i vardagssituationer, sätt tydliga gränser och låt kraven på färdmedel (biltyp, flygbolag etc) bilda ett eget dokument. Exempel:

• Tjänstebil får inte användas för möten i samma stad som kontoret. Då går vi eller cyklar istället.
• Tjänstebil får användas om du har bokat minst två möten på samma ort och det inte går att ta buss eller tåg dit.
• Vid resor över 50 mil ska vi resa med flyg om det inte finns snabbtåg till orten. Alla resor ska klimatkompenseras.

6) JOBBA FÖR ATT FÅ MED ALLA PÅ TÅGET
Skillnaden mellan en ignorerad och en levande mötes- och resepolicy är kommunikation. Det svåraste och viktigaste är öka medvetenheten om att det existerar en policy och att få de anställda att förstå varför den finns. Teddy Glans på Vägverket ger rådet att både lansera en ny policy med buller och bång och påtagliga förändringar så att det är tydligt att det händer något men att samtidigt jobba med dialog i mindre grupper och vara beredd på att det tar tid innan alla är ombord. Ju mer du kommunicerar om orsakerna till policyn, ju mindre är risken att någon spårar ur.

7) GE INGEN MÖJLIGHETEN ATT VÄLJA SIN EGEN VÄG
Glöm inte eliminera privatekonomiska incitament för att ta bil eller flyg. Sätt en lägre kilometerersättning om man använder egen bil i tjänsten, slopa ersättning för korta resor där man skulle kunna cykla eller ta kollektivtrafik. Låt flygbonuskorten tillhöra företaget. Och sist men inte minst, gör resebyrån ansvarig för att se till att alla resor bokas med godkända partners, tipsar Ewa Schenström på KPMG. Det är ett sätt att säkerställa att grundkraven följs och att inte arbetet med resepolicyn kör i diket.

EN BRA RESELEDARE LYSSNAR MAN PÅ
Ledningen måste ta varje tillfälle att visa att man lever som man lär. På Vägverket sker hälften av alla direktionsmöten via video och på TeliaSonera har antalet telefonmöten ökat med 15% procent per år. Även om inte alla företagets tjänstebilar är miljöbilar måste ledningens tjänstebilar vara det. Eller varför inte byta ut bilarna mot busskort? Det är ett budskap alla kan förstå.

9) MÅLET ÄR INGENTING. RESAN ÄR ALLT
I takt med att man blir bättre och bättre kommer målen att behöva höjas och kvoterna för acceptabla miljöeffekterna att sänkas. Det är därför viktigt att kontinuerligt följa upp hur långt man kommit och berätta det för de anställda så att de känner att man är på rätt väg, även om målet flyttats fram. Glöm inte lyfta fram sidoeffekter som att man blir effektivare när man slipper restid till möten eller att man mår bättre av att kunna cykla till jobbet.

10) SKRIV HEM OCH BERÄTTA
Att inte kommunicera vad man gjort för att minska bolagets miljöpåverkan är ett vanligt fel. Se till att hemsida och intranät är uppdaterad med information om de senaste milstolparna som passerats och dela med dig av tankarna om resans mål.

Fotnot: Artikeln har skrivits av CSR i Praktiken.se chefredaktör Per Grankvist för MiljöAktuellt och publicerades första gången hösten 2007 i tidningen .